單證，也就是文件。這個(gè)職位相對(duì)來(lái)說(shuō)是比較簡(jiǎn)單的，但要成為一名優(yōu)秀的單證，還是需要努力的。當(dāng)初在我的概念里，單證無(wú)非就是做做提單確認(rèn)，打打提單，輸輸費(fèi)用，沒(méi)什么技術(shù)含量的。不過(guò)后來(lái)才明白，雖然我沒(méi)有做過(guò)專(zhuān)職的單證，通常都是操作單證一個(gè)人做的，但是在以往的操作過(guò)程中，容易出錯(cuò)的環(huán)節(jié)卻往往是單證負(fù)責(zé)的范圍。比如把提單上的運(yùn)費(fèi)條款搞錯(cuò)，比如因?yàn)榱?xí)慣而把包裝類(lèi)型打錯(cuò)之類(lèi)的。

　　單證必須耐心細(xì)致，這是不容置疑的。提單確認(rèn)應(yīng)該掌握好時(shí) 間，開(kāi)船當(dāng)天雖然在理論上還是來(lái)得及進(jìn)行確認(rèn)的，但是畢竟太匆忙，一旦有意外情況發(fā)生，比如客戶(hù)出差無(wú)法聯(lián)系之類(lèi)的，就只能進(jìn)行事后更改，產(chǎn)生不必要的費(fèi)用和麻煩。但是太早也不完全可行。很多客戶(hù)在離開(kāi)船日 期尚遙遠(yuǎn)的時(shí) 間里收到提單確認(rèn)件，是不會(huì)理會(huì)的。因?yàn)樨浳锏恼_數(shù)據(jù)他們自己還無(wú)法確認(rèn)。這時(shí)，如果單證本身鍵忘或者太過(guò)忙碌，就會(huì)把這件事情暫時(shí)忘記，也不會(huì)去催促客戶(hù)。當(dāng)最后突然想起來(lái)，結(jié)果就如同太晚發(fā)出提單確認(rèn)件是一樣的。基本上，開(kāi)船前兩天可以開(kāi)始要求客戶(hù)進(jìn)行確認(rèn)。有些貨代公司的關(guān)于單證的操作流程基本是在已配艙已報(bào)關(guān)已進(jìn)港之后，F(xiàn)ILE才開(kāi)始由操作手中轉(zhuǎn)到單證手中，這樣就可以避免這個(gè)問(wèn)題。

　　對(duì)照客戶(hù)的確認(rèn)件，應(yīng)該準(zhǔn)確修改每一處。如有一點(diǎn)看不清的地方，不要怕麻煩，一定要保證提單完全是正確的。如果給客戶(hù)的是自己公司的提單，對(duì)于訂艙單位的提單確認(rèn)，也要仔細(xì)修改，認(rèn)真核對(duì)。尤其是碰上做信用證的客戶(hù)，他們對(duì)提單正確性的要求幾近變態(tài)。可是沒(méi)有辦法，單證只能照做。有時(shí)侯在收發(fā)貨人或者品名描述中，會(huì)發(fā)現(xiàn)有一個(gè)或幾個(gè)單詞明顯拼寫(xiě)錯(cuò)誤，甚至客戶(hù)會(huì)將正確地改成錯(cuò)誤的。這時(shí)不要擅自想當(dāng)然地改成正確的，而應(yīng)該及時(shí)跟客戶(hù)確認(rèn)一下。很多時(shí)候，信用證上的內(nèi)容本來(lái)就出現(xiàn)了錯(cuò)誤。而提單卻必須嚴(yán)格按照信用證的內(nèi)容，哪怕是拼寫(xiě)錯(cuò)誤。否則會(huì)影響到銀行結(jié)匯。

　　另外還有一個(gè)重要的問(wèn)題。提單確認(rèn)的時(shí)候應(yīng)該用書(shū)面形式讓客戶(hù)確認(rèn)提單的形式，正本或者電放。對(duì)于是否要求電放保函的問(wèn)題，我發(fā)現(xiàn)各個(gè)公司不盡相同。但是原則上，為了保護(hù)公司自身的利益，每一種保函還是必不可少的。但是我也想過(guò)一個(gè)問(wèn)題，有很多保函都可以使用傳真件。那萬(wàn)一發(fā)生問(wèn)題，客戶(hù)完全可以說(shuō)他們不曾出具過(guò)保函。而且，我也已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了偽造正本章的方法，非刻章。赫赫，在此就不透露了。這些問(wèn)題有些困惑，不過(guò)目前似乎也沒(méi)有人能明確告訴我。

　　我們對(duì)很多客戶(hù)采取付款買(mǎi)提單，即收到預(yù)付運(yùn)費(fèi)或者本地費(fèi)用之后，才將提單交給客戶(hù)。如果公司確認(rèn)客戶(hù)傳真的付費(fèi)憑證即水單，要注意核對(duì)帳號(hào)金額。給出提單的時(shí)候要再次整理一下文件，確認(rèn)客戶(hù)的提單形式。不好意思的是，我當(dāng)初經(jīng)常做些把正本提單寄給要求電放的客戶(hù)、或者把提單電放給要求正本的客戶(hù)這種事情。忙碌的時(shí)候，很容易把這個(gè)人對(duì)自己說(shuō)過(guò)的話(huà)錯(cuò)記成那個(gè)人說(shuō)的。所以客戶(hù)的任何要求，都應(yīng)該留下書(shū)面的確認(rèn)或者自己的記錄。在決定做某件事之前，多花幾秒鐘找一下記錄，避免日后花更多的時(shí) 間補(bǔ)救。

　　費(fèi)用一般由操作或者客服確認(rèn)，單證要做的就是將費(fèi)用準(zhǔn)確輸入系統(tǒng)。選擇各項(xiàng)費(fèi)用幣種的時(shí)候一定要仔細(xì)，不要出現(xiàn)錯(cuò)誤。事先確認(rèn)好客戶(hù)要求開(kāi)發(fā)票的抬頭。很多客戶(hù)的發(fā)票抬頭并不是自己公司名稱(chēng)。單證應(yīng)該勤勞一些，任何不能百分之百確定的問(wèn)題都要確認(rèn)清楚，多做一步并不難，可以避免繁瑣的修正步驟。

　　如果是指定貨，單證要記得拿到訂艙單位給的提單(MB/L)后，盡早和給客戶(hù)的提單(HB/L)以及開(kāi)給海外代理的帳單(DEBIT NOTE)一并發(fā)送給代理，不要等到被催促才做。建議使用掃描，察看是否字跡清晰。海外代理有任何問(wèn)題反饋，要認(rèn)真對(duì)待，不能拖延回復(fù)任何一次郵件的時(shí) 間。

　　萬(wàn)一遇上因?yàn)樘釂未_認(rèn)中出現(xiàn)的問(wèn)題而導(dǎo)致提單最后需要修改，要及時(shí)。無(wú)論做什么，很關(guān)鍵的一步就是把任何經(jīng)手的文件復(fù)印留底。這樣事后出現(xiàn)問(wèn)題容易確認(rèn)責(zé)任。當(dāng)然，在貨代這個(gè)行業(yè)里，或者在很多行業(yè)，我想都是一樣的。有一點(diǎn)不怎么道德但我們還是很有必要去做的就是：記得盡可能將責(zé)任推給別人，可以是客戶(hù)，可以是訂艙單位，可以是倉(cāng)庫(kù)，可以是車(chē)隊(duì)，可以是代理?？傊皇亲约和戮秃?。錯(cuò)誤當(dāng)然要努力避免，但是一旦已經(jīng)犯錯(cuò)，我們必須在吸取教訓(xùn)的同時(shí)努力將這件事情變得完美起來(lái)。我曾經(jīng)在把正本提單寄給要求電放的客戶(hù)之后，將客戶(hù)的電放保函扔掉，然后說(shuō)不曾收到過(guò)。赫赫，當(dāng)然這就成了客戶(hù)的責(zé)任。但是也提醒我們重要的一點(diǎn)：傳真件送出之后記得電話(huà)確認(rèn)，這樣對(duì)方賴(lài)掉的概率又少了很多，赫赫。很多時(shí)候，確認(rèn)責(zé)任是為了確認(rèn)承擔(dān)額外費(fèi)用的對(duì)象。但如果碰到責(zé)任難以界定，客戶(hù)又不愿意承擔(dān)費(fèi)用的時(shí)候，我們依然要盡可能讓客戶(hù)相信主要責(zé)任在于他，雖然我們也有責(zé)任，但占很小部分，而我們?cè)敢鉃榭蛻?hù)承擔(dān)這次費(fèi)用，以補(bǔ)償我們小小的責(zé)任。這么一來(lái)，客戶(hù)因?yàn)椴槐爻袚?dān)費(fèi)用向向公司交代而感激你，又因?yàn)槟闳绱嗽谝庾约旱囊恍〔糠重?zé)任而尊重你，還因?yàn)樗约涸谀愕摹敖虒?dǎo)”下相信自己付主要責(zé)任而感到一些內(nèi)疚。這樣你跟客戶(hù)之間的關(guān)系又上了一層樓。當(dāng)然，不提倡以這種方式來(lái)企圖拉近客戶(hù)與你之間的距離，赫赫。 雖然單證負(fù)責(zé)的工作是有限的，但是依然有義務(wù)了解客戶(hù)對(duì)本公司各個(gè)環(huán)節(jié)的意見(jiàn)和建議。貨代人員應(yīng)該都是態(tài)度積極主動(dòng)的。永遠(yuǎn)要把事情想在別人之前，不要坐在電腦前被動(dòng)地等別人打電話(huà)給你。做單證也是有前途的。可以轉(zhuǎn)向做操作，也可以做一個(gè)資深單證。以前公司里有個(gè)單證主管，做的事情雖然依然只是這些，但對(duì)每一步都非常精通。甚至客戶(hù)會(huì)特意來(lái)向她請(qǐng)教結(jié)匯的問(wèn)題。無(wú)論你身處哪個(gè)位置，熱情地去做，總是件好事情。